REDACCIÓN DE MVPOMA
Cómo redactar la misión
empresarial
Misión es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza
la organización para conseguir los propósitos fundamentales, indica de manera
concreta donde radica el éxito de nuestra empresa.
Puede construirse tomando en cuenta las preguntas:
- ¿Quiénes
somos? = identidad, legitimidad
- ¿Qué
buscamos? = Propósitos
- ¿Por qué lo
hacemos? = Valores, principios, motivaciones
- ¿Para
quienes trabajamos? = Clientes
Un propósito bien definido tiene tres
elementos:
- Un verbo que indique cambio del status quo
(incrementar, bajar, generar, eliminar, transformar, )
- La explicación del problema o condición que
se busca cambiar
- La identificación de los clientes
específicos
La expresión de qué hacer suele comenzar
con frases como:
- A través de…
- Proveer…
- Prestar….
La misión pone de manifiesto:
- Identidad de la organización para ser
reconocida en su entorno
- los valores, reglas, principios, que
orientan la actividad de los integrantes
- la cohesión alrededor de objetivos comunes,
lo cual facilita la resolución de conflictos y motivación del personal.
La misión define la interrelación entre la
organización y sus actores relevantes: clientes, proveedores, empleados, comunidad, accionistas,
medio ambiente, suele denominársele finalidad y es la
concepción implícita del por qué o razón de ser de la Empresa; debe ser un
compromiso compartido por todos en la organización; debe ser precisa y
factible, Una vez terminado el proceso sus resultados se difunden a todas las
áreas de gestión para su análisis y contribuciones. Cada área (en dependencia
de la naturaleza de empresa) deberá a su vez generar su propia misión, para que
todos se dirijan hacia los mismos fines.
Análisis
de situación:
Es el medio por el cual la empresa realiza un
reconocimiento de su realidad tanto a lo interno como del entorno y sirve para
valorar, evaluar y analizar variables y factores tanto pasados, presentes, así
como tendencias de futuro.
Es recomendable estructurar este análisis en
tres niveles:
- Atmósfera Ambiental
- Entorno específico
- Situación interna
Los primeros dos niveles se ubican en el
entorno y el tercero en lo interno. Existen diversas herramientas que nos
permiten realizar este ejercicio, entre ellas: Guías y cuestionarios
específicos, análisis estructural de los sectores industriales (5 F de Porter),
análisis de actores claves y el FLOA (fuerzas, limitaciones, oportunidades y
amenazas.
El análisis del entorno es el marco contextual
de la planeación estratégica
El ambiente interno de la empresa es el
contexto en que se da el trabajo.
El punto de partida es reconocer que existen
fuerzas en el interno y entorno, que actúan influenciando (obstaculizando o
impulsando) la concreción de nuestros propósitos básicos y objetivos
estratégicos.
Una visión proactiva en el análisis es
reconocer que también podemos desarrollar acciones estratégicas desde nuestra
organización para influir estas fuerzas.
El análisis de situación es un paso crítico en
la elaboración del Plan Estratégico, tomando en cuenta que la calidad y
efectividad de las decisiones que se tomen estarán ligadas directamente
proporcional a la calidad y efectividad de la información generada.
El sistema de planeación contempla la
respuesta de la empresa a su medio ambiente presente y futuro., “con el fin de
permitir que el negocio opere con un máximo de congruencia y un mínimo de
fricciones en las condiciones cambiantes de un mundo incierto”. (Wilson,
1.983).
Análisis
del entorno:
Se analizan en detalle una serie de variables,
situaciones o condiciones exógenas que afectan o pueden impactar positiva o
negativamente el desarrollo de la empresa en el presente o futuro. Por efectos
académicos y de profundidad del análisis se recomienda subdividir los aspectos
superestructurales de los correspondientes al entorno específico del sector industrial;
el análisis de la atmósfera ambiental y del entorno específico son parte de un
todo, sin embargo, se propone una metodología que de manera analítica reconozca
dos grandes dimensiones del entorno, que a su vez contienen componentes
interconectados e interrelacionados entre sí.
Beneficios
del análisis del entorno:
- identificar cuáles son las fuerzas del
medio ambiente que a nivel macro influyen o afectan el comportamiento de
la empresa e incluso en el sector,
- analizar el grado y la naturaleza de la influencia
y,
- hacer pronósticos sobre las implicaciones
posibles en el desarrollo de la empresa
El análisis de la atmósfera ambiental y el
entorno específico se realiza en las dimensiones espacio y tiempo
simultáneamente.
Visión:
Definida
por Fleitman Jack en su obra “Negocios Exitosos” (McGraw Hill, 2000) como “el
camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente
para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de
competitividad”.
La Visión denominado
como el SUEÑO de la empresa, es una declaración de aspiración de la empresa a
mediano o largo plazo, es la imagen a futuro de cómo deseamos que sea la
empresa mas adelante.
Su
propósito es ser el motor y la guía de la organización para poder
alcanzar el estado deseado.
Preguntas
frecuentes para elaborar la Visión:
·
¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio?
·
¿Cómo seremos en el futuro?
·
¿Qué haremos en el futuro?
·
¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro?
Objetivos
Generales.
El objetivo debe establecerse con
base a un fundamento o premisa real; representa una meta caracterizada por un
lapso de tiempo (preferentemente de un año), y logros específicos y medibles en
comparación a un periodo similar anterior. Es importante que todo el personal
los conozca y entienda para que su estructura refleje los niveles que se
pretenden alcanzar.
El Objetivo General debe contener
principalmente:
·
1. Determinar qué
es lo que se pretende lograr,
debe estar acorde a la Misión de la empresa y debe ser medible y
alcanzable, establecido en base a una premisa histórica.
Por
ejemplo: en el ejercicio inmediato anterior
se registraron ventas por $60,000 y se pretende que en base a esto, incrementar
las ventas en un 5% para este año (a través de contactar nuevos clientes,
diversificar productos, atacar nuevos mercados, etc.), o sea llegar a
vender $63,000, en el presente año.
·
2. Plazo de
realización, que es establecer un periodo o
plazo en el cual se pretende realizar el objetivo, de acuerdo a la capacidad de
la empresa. Cabe señalar que para objetivos generales, plazos de un año serían
adecuados.
Por
ejemplo: se contactarán 10 nuevos clientes
en este año (lo que se podrá medir al final del periodo con el registro de
clientes).
·
3. Periodo de
evaluación, lo recomendable sería establecer un
periodo para evaluar el cumplimiento parcial de los objetivos.
Por
ejemplo: si al finalizar el año pretendemos
incrementar nuestra cartera de clientes en 24 nuevos clientes, es conveniente
establecer una meta de 2 nuevos clientes mensuales y verificar el logro de la
meta cada día último de mes.
·
4. Comparación
gráfica del avance en el cumplimiento del
objetivo, que es recomendable al considerar que éste tipo de documentos,
ilustran con mayor claridad el avance registrado, contra las metas intermedias.
Se pueden utilizar gráficas de barras o de líneas, que pueden elaborarse manualmente
ó si es posible, en computadora.
·
5. Hacer del
conocimiento del personal, lo que es parte
fundamental para que los esfuerzos de todos
los miembros de la empresa, encaminen sus esfuerzos hacia el logro de los
mismos.
pasos para formular
objetivos correctamente
Paso 1. Identificación del objetivo(s)
Aunque parece muy elemental, los siguientes
aspectos fundamentales en la identificación de objetivos generalmente son
descuidados:
- Los objetivos deben ser SMART: específicos, medibles, alcanzables (asignables), relevantes y temporizados
- Deben establecerse positivamente
El primer aspecto, objetivos SMART, es clave
cuando se está tratando de ejecutar un proyecto, no basta con establecer que se
van a generar utilidades con este o aquel desarrollo, hay que determinar el
monto específico de ganancias que se generarán; no resulta suficiente decir que
se aumentará la participación en el mercado, hay que establecer en qué
proporción aumentará la participación en el mercado y cuáles serán los
segmentos que se verán afectados…
Además, los objetivos deberán establecerse
positivamente, de tal manera que se vean como hechos ya consumados, “La
utilidad de 100 mil dólares en el tercer trimestre permitirá el crecimiento del
precio de nuestra acción en un 5%”, así se enfatiza en el logro de los
objetivos.
Paso 2. Identificación de los beneficios y los beneficiarios
Ya identificados los objetivos se procede a
determinar cuáles serán los beneficios que obtendrá la organización, su gente,
sus accionistas, sus clientes, sus proveedores y todos los agentes con los que
tenga contacto. Al alcanzar metas se estarán dando pasos hacia un mejor estado,
ya sea en el nivel de inventarios, en las ventas anuales, en la reducción de
desperdicios en los procesos, etc. Sea cual fuere el ámbito en el que se
establezcan las metas siempre habrán beneficios y siempre habrá alguien que
obtenga estos beneficios, si son generales perfecto, pero si son particulares
hay que identificarlos y enlistarlos para poder darlos a conocer, no sólo a
quienes se beneficiarán sino a la organización en su conjunto.
Paso 3. Fijación de límites de tiempo
Adelantados los primeros dos pasos se deben
fijar límites de tiempo para la consecución de cada objetivo. Cuando se
establece un determinado lapso de tiempo se está creando sentido de urgencia
para realizar las acciones a que haya lugar, es recomendable, en proyectos
cortos (máximo 120 días) trabajar sobre una base diaria mientras que en
proyectos de mayor duración la base podría ser semanal o quincenal.
Resulta adecuado elaborar cronogramas que
permitan dividir el objetivo en pedazos pequeños, así se cierra la posibilidad
de sentir que no se podrá conseguir el objetivo final, ya que se estará
trabajando en el día a día por conseguir objetivos más pequeños que sumados
permitirán lograr el más importante. Si iniciamos un proyecto que busca reducir
costos en la planta de producción, su duración es de tres meses y el objetivo
es disminuir los costos en 150 millones al cabo de los tres meses, resultará
menos agobiador si tratamos de disminuir 50 mensuales, 25 quincenales, 12,5
semanales y 1, 67 diarios.
Paso 4. Identificación de los principales obstáculos
Si lo que se quiere es alcanzar metas entonces
hay que saber cuáles son los posibles problemas que se podrán encontrar en el
camino hacia su consecución, de otro modo no se podrán realizar planes o
adelantar estrategias para resolverlos.
“Cada problema lleva en sí mismo
la semilla de su propia solución”
Stanley Arnold
Paso 5. Identificación de las habilidades y el conocimiento
requerido
Ya que se conocen cuáles son los problemas a
enfrentar hay que determinar qué habilidades y conocimientos habrán de poseer
quienes desarrollen el proyecto, el encargado del proyecto no tiene que ser un
experto en todas las áreas, lo que si tiene que tener es la habilidad para
encontrar la información que necesita y la capacidad para identificar qué
habilidades y conocimientos son requeridos.
Paso 6. Identificación de individuos, grupos, organizaciones y
compañías con las cuales trabajar
Si se acude a la gente apropiada se encontrará
la solución adecuada, si se busca mejorar niveles de producción seguramente los
indicados para adelantar el proyecto sean los trabajadores de la planta, si se
quiere mejorar el nivel de ventas entonces el equipo de ventas, la dirección
comercial y el departamento de servicio al cliente deban adelantar la tarea…
Paso 7. Desarrollo del plan de acción
Las metas no se conseguirán con el simple
hecho de determinarlas específicamente o sabiendo cuáles son las barreras a
franquear, se alcanzarán si se ejecuta un plan de acción juicioso paralelo a un
cronograma. Muchas de las tareas a adelantar deberán fraccionarse en estos
siete pasos y se convertirán en pequeños objetivos, la verdad es que el plan de
acción es el trabajo diario bajo unas condiciones de planeación previa que
contemplen desde las labores a desarrollar, el tiempo que se les dedicará, las
personas que las ejecutarán, hasta las contingencias que se puedan presentar y
sus posibles soluciones.
4 pasos para establecer metas motivadoras en su empresa
1.
Centrarse en el sentido del objetivo:
Los objetivos verdaderamente motivadores tienen
que ir más de allá de simplemente cumplir con una tarea. Las metas deben
apasionar al encargado de cumplirlas, deben centrarse en el sentido individual
y grupal que implica el hecho de estar involucrado en un proyecto y deben hacer
sentir a los colaboradores como parte imprescindible para
que la empresa alcance el éxito.
En muchas ocasiones los jefes imponen
metas a su equipo haciéndolas ver como una obligación y
no como un reto que requiere de toda su capacidad para cumplirlo. La clave está
en mostrarles a los colaboradores que cada consecución de una meta es algo
realmente importante para ellos y representa vivir nuevas experiencias y
adquirir mayor conocimiento, lo cual fortalece su carrera
y optimiza su productividad.
2. Poner un plazo fijo a cada
objetivo:
Cualquier meta que sea eficaz e inspiradora debe
tener una fecha límite. Si realmente se quiere lograr un
objetivo, es necesario asignarle un plazo de tiempo razonable.
Esto permite mantenerse enfocado en la meta y crear
una estrategia adecuada para optimizar los recursos
y el tiempo disponible para completar la tarea.
La fijación de plazos fijos tiene un
gran impacto en el desempeño de las personas. No se
trata de establecer periodos de tiempo irreales y que no permitan cumplir con
las tareas pendientes, la clave está en tomar en cuenta las variables que
inciden en el cumplimiento de la meta y asignar un
tiempo razonable para cumplirla. Otro aspecto aconsejable es fijar los plazos
en días y no en meses, decir 60 días y no 2 meses hace la diferencia.
3. Establecer metas intermedias:
Los grandes objetivos están compuestos
por unos más pequeños y se componen de varias fases.
Los colaboradores deben asumir sus metas y dividirlas en unas más pequeñas para
tener mayor control de la situación. Las pequeñas
victorias saben mejor y los grandes objetivos pueden asustar a quién debe
completarlos.
Siempre se debe pensar más allá del
objetivo final y establecer metas intermedias para
hacer un seguimiento que permita saber si se va a cumplir con el plazo final o
si se deben hacer cambios en la estrategia. Adicionalmente, las pequeñas metas
permiten elegir entre lo urgente de lo importante,
un gran diferenciador a la hora de optimizar el tiempo disponible.
4. Evaluación continua:
Una meta no se alcanza por sí sola,
implica un proceso para su cumplimiento. Por esta
razón, es necesario realizar un seguimiento constante
y no esperar al final para hacerlo. Esto permite aprender de
los errores y canalizar esfuerzos para cumplir el
objetivo final.
La evaluación al final del proceso es
igualmente importante. El aprendizaje obtenido a lo largo del camino debe ser
recogido para identificar las fortalezas y
consolidarlas y convertir los errores en oportunidades de mejora.
La retroalimentación tras la
evaluación es vital para completar el ciclo productivo.
El jefe debe reunirse con su colaborador y revisar juntos los
resultados, discutirlos y generar planes de acción para
mejorar el desempeño.
Pasos para establecer el porcentaje
de acciones
La forma correcta de establecer el
porcentaje de acciones en una nueva sociedad se logra siguiendo este orden:
PASO #1:
Calculen
el capital de inversión inicial que será necesario para montar la empresa:
instalaciones, maquinaria, equipo, permisos, gastos legales, gastos de
organización, marcas, diseños, etc.
PASO #2:
Establezcan
un valor a la idea de negocios o al producto que estará aportando uno de los
socios a la empresa. Esta valoración es una actividad que debería
realizar un experto, pero lo socios pueden hacerlo estimando las ventas o las
ganancias potenciales. Valorar este aporte es tan importante como
estimar la inversión inicial.
PASO #3:
Definan
el puesto que ocupará el socio que aportará trabajo. Definan las
obligaciones y responsabilidades de ese puesto, igual como si estuvieran
contratando a un particular. Luego establezcan el salario que ganará ese
socio mientras trabaje en la empresa.
PASO #4:
Elaboren
el Flujo de Caja proyectado a 12 meses o, mejor aún, a 5 años. En el
mismo muestren los ingresos y egresos que se estiman para la empresa.
Siempre sugiero al menos dos escenarios: uno optimista y otro más conservador.
PASO #5:
Definan
y escriban un acuerdo sobre la forma en que serán distribuidas las utilidades
cuando la empresa empiece a generarla. Cómo se distribuirán las
utilidades y cada cuándo debe hacerse.
PASO #6:
Definan
un capital social inicial y la cantidad de acciones u cuotas que lo
representarán. Un ejemplo: cien mil dólares es el capital social y
estará representado por 100 acciones de 1,000 dólares cada
mes. Tomen en cuenta que no siempre todo el aporte de capital
inicial será aportado como capital social. Los socios podrían acordar que
una parte de ese aporte será devuelta a los socios.
PASO #7:
Luego
deben sumar los aportes que cada socio estará haciendo a la empresa: efectivo aportado, propiedad intelectual
(ideas o productos), o trabajo en especie (el salario que no retirará el socio
que trabaje). Estas partidas se suman y se calcula el
porcentaje. Sucede con frecuencia que el socio que invierte capital
resulta “favorecido” con un porcentaje mayor y que el que trabaja con menos,
porque no puede dejar una suma muy alta de su salario. En este punto
comienzan a surgir los conflictos; pero es mejor ahora que después, cuando ya
la empresa tenga muchos años en marcha.
El
porcentaje de los que tienen menos aporte se puede mejorar, acordando devolver
al socio que invierte capital una parte de su dinero, reconociendo una tasa de
interés como si fuera un préstamo. También se puede mejorar, generando en
la empresa una cuenta por cobrar a los socios, que luego pagarán de la forma en
que se acuerde: sea
con un pago mensual o mediante retención de utilidades.
Elaboren un documento o acta en donde todos estos acuerdos
queden por escrito. Cuanto más detallado mejor. Todos firman el
documento y cada uno se queda con una copia. Algunos de estos acuerdos
formarán luego parte de la constitución de la sociedad, pero el documento original
será como el estatuto de la sociedad.”
Presta
atención a esto que es delicado, habla con tus socios sobre el tema, sea que
estén comenzando o que tengan años en esto. Es mejor que lo conversen
ahora antes de que surjan conflictos.
Sin duda
esta es una de las decisiones más delicadas que toman quienes desean participar
como socios en una empresa. No siempre se discute abiertamente.
Y antes
de irte deja tus comentarios en
la parte de abajo de este artículo, valoramos tus aportes y tus
experiencias, porque amplían y mejoran la calidad de estos contenidos.
Debes aprender a
llevar una empresa con socios
Son muchísimos los temas que se
deben hablar ANTES de iniciar un negocio con socios; pero si lo hicieron antes
de comenzar y ya llevan tiempo, deben hacerlo ahora mismo.
En cualquiera de la siguiente
situaciones aprender a resolver situaciones que tarde o temprano podrían
generar dificultades entre ustedes:
·
Estás comenzando un nuevo negocio
con familiares, pareja, amigos o extraños. Estás muy entusiasmos, pero
hay temas que no estás claros.
·
Te están invitando a participar
como socio de la empresa de otra persona, quizás un familia, un amigo, tu
pareja o un extraño.
·
Tienes varios años de llevar una
empresa con socios y han comenzado a surgir dificultades y diferencias con
respecto a temas que nunca se conversaron.
·
Los hijos, la pareja y otros
familiares se están empezando a involucrar en la empresa, piensas cuándo y cómo
se deben distribuir acciones entre ellos.
La pregunta más frecuente que nos
hacen.
Tenemos unos 12 artículos, quizás
más, sobre diferentes temas relacionados con socios de negocios. Algunos
artículos ya tienen más de 500 comentarios.
La mitad de esos comentarios
hablan sobre el porcentaje acciones para cada socio y sobre cómo se deben
distribuir las ganancias.
Pero son muchos
otros temas los que se deben aprender y resolver.
·
¿Qué tipo de sociedad de contiene
constituir?
·
¿Cómo se define el valor de los
aportes que no son en efectivo o en bienes tangibles?
·
¿Quiénes deben tener el poder para
representar a la empresa?
·
¿Quiénes y cómo se toman las
decisiones en la empresa?
·
¿Qué pasa cuando quieres que un
socio “devuelva” sus acciones?
·
¿Qué pasa cuando un socio se
quiere retirar de la empresa?
·
¿Qué pasa si un socio decide
vender sus acciones a otra persona que no sea socio actual de la empresa?
·
¿En qué momento, cómo y cuánto se
le distribuyen las ganancias a la empresa?
·
¿Qué pasa si un socio fallece?
·
¿Qué pasa si la empresa quiebra?
¿Quién asume las responsabilidades y las deudas que queden pendientes por pagar?
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